לאחר שהוחלט על פיתוח תוכנה חדשה או שדרוג תוכנה קיימת, יש צורך להגדיר במדויק את הצרכים, המטרות, היכולות והמשאבים. תהליך זה נקרא תהליך אפיון.
תהליך האפיון כולל תשאול ויצירת סקרים, כתיבת מסמכי אפיון, בניית תרשימים וניתוח מסקנות לאור המידע שנאסף.
תהליך האפיון הוא הבסיס למערכת ולכן קיימת חשיבות רבה להשקיע בשלב זה, על מנת להביא לסיום הפרויקט והשקה מוצלחת.
ניתוח ואפיון מוצר טכנולוגי הינו תהליך מקצועי מובנה בו מוגדרים בצורה מדויקת ומלאה מבנה ותכולת המערכת. מסמך האפיון מכיל את החלקים הבאים:
-
ה הרקע – תיאור הסביבה בה פועל העסק, הצרכים להם אמור להימצא פתרון במסגרת הפיתוח, הגדרת תפקידים לכל תחום במערכת.
-
מ משתמשים והרשאות – ניתוח קהל היעד, יכולותיו מול יעדי הפרוייקט, הגדרת סוגי הרשאות.
-
א אפיון מסכים מפורט – תיאור מדויק של מבנה כל מסך בתוכנה כולל סוגי שדות, כפתורים ויכולות ביצוע במסך.
-
ת תיאור תהליכי חישוב – תיאור מפורט של כלל תהליכי האצווה במערכת כולל נתוני הקלט והפלט שלהם. תהליכים אלו הינם לב המערכת ותכנונם המדויק חשוב ביותר לאמינותה.
-
ד דו"חות – האפיון יכלול את רשימת הדו"חות לרבות נתוני הקלט לכל דו"ח ודרך הצגת נתוני הפלט: הרכב הנתונים, סידורם בדו"ח והיכולת לייצא אותם לתוכניות חיצוניות כדוגמת Excel.
-
ל לוחות זמנים – תיאור משך של כל תהליך בפרוייקט, חישוב סטיות אפשריות וקביעת דד-ליין לכל שלב.